Een klantportaal laten maken dat klanten echt gebruiken.

Een klantportaal is een afgeschermd deel van je website, of een losse webapplicatie. Elke klant logt in met een eigen account en ziet alleen wat bij hem of haar hoort. Wat daar staat, bepaal jij: offertes, facturen, contracten, rapporten, planning of een plek om vragen te stellen.

Het woord webportaal wordt vaak door elkaar gebruikt met klantportaal. Een webportaal is de bredere term: een online omgeving waar een bepaalde groep inlogt, zoals klanten, leveranciers, partners of medewerkers. Een klantportaal is dus een webportaal speciaal voor je klanten.

Een paar voorbeelden van hoe dat er in de praktijk uit kan zien:

• Een installatiebedrijf waar klanten hun onderhoudsrapporten, garantiebewijzen en de datum van de volgende servicebeurt terugvinden.
• Een administratiekantoor waar klanten bonnetjes en jaarstukken uploaden in plaats van mailen, en zien welke stukken nog ontbreken.
• Een groothandel waar vaste afnemers eerdere bestellingen herhalen, hun eigen prijsafspraken zien en facturen downloaden.
• Een vastgoedbeheerder waar huurders een storing melden met foto en volgen wat ermee gebeurt.

Een klantportaal verdient zich terug als je team veel tijd kwijt is aan vragen waarvan het antwoord al ergens in een systeem staat. Denk aan 'waar staat mijn bestelling?', 'kun je die factuur nog een keer sturen?' of 'wanneer komt de monteur?'. Elke vraag die een klant zelf kan opzoeken, hoeft niemand op kantoor meer te beantwoorden.

Het werkt ook goed als er veel documenten heen en weer gaan. Mailbijlagen raken zoek, versies lopen door elkaar en je weet nooit zeker of de klant het laatste bestand heeft. In een portaal staat één versie, met een datum erbij.

Soms raden we het af. Heb je weinig klanten die je toch persoonlijk spreekt, of koopt een klant maar één keer iets? Dan is een inlog vooral een extra drempel. Heeft je boekhoud-, CRM- of planningspakket al een klantomgeving die goed genoeg is, kijk dan eerst of die volstaat. En gaat het vooral om herinneringen en bevestigingen, dan is processen automatiseren vaak genoeg, of een koppeling tussen je bestaande systemen.

Elk portaal is anders, maar de bouwstenen komen steeds terug. We bouwen alleen wat jouw klanten echt gebruiken. Een eerste versie heeft vaak drie of vier van deze onderdelen; de rest volgt als blijkt dat het nodig is.

• Inloggen: met e-mail en wachtwoord, een inloglink per mail of tweestapsverificatie. Een vergeten wachtwoord regelt de klant zelf.
• Startscherm: wat de klant als eerste moet zien, zoals openstaande acties, de status van een opdracht of de volgende afspraak.
• Documenten: downloaden en uploaden, met mappen per project of per jaar en een melding als er iets nieuws klaarstaat.
• Facturen en betalen: facturen inzien en direct betalen met iDEAL via een betaalprovider zoals Mollie.
• Berichten: een vraag stellen bij een specifieke opdracht, zodat de context er meteen bij zit en niet in een losse mail verdwijnt.
• Meerdere gebruikers per klant: de directeur ziet alles, de collega van de administratie alleen de facturen.
• Beheeromgeving voor jouw team: klanten uitnodigen, documenten klaarzetten en zien wie wat heeft bekeken.

Een klantportaal is in de kern een webapplicatie. We bouwen het in Next.js, dezelfde techniek waarmee we websites maken. Je klanten hebben geen app nodig: het portaal werkt in de browser op laptop, tablet en telefoon. Wil je dat het op de telefoon als een app opent, dan maken we het installeerbaar op het beginscherm.

De gegevens staan in een eigen database. Wat al in een ander pakket staat, zoals facturen in je boekhouding of afspraken in je planning, halen we daar automatisch op. Zo voert niemand iets dubbel in en ziet de klant dezelfde gegevens als jij.

Achter de schermen regelen we wat je niet ziet maar wel nodig hebt: versleutelde verbindingen, wachtwoorden die nooit leesbaar worden opgeslagen, rollen en rechten en een logboek van wie wat heeft gedaan. Wil je je eigen team ook inzicht geven in de cijfers? Dan past een dashboard op maat vaak in hetzelfde systeem.

In een klantportaal staan bijna altijd persoonsgegevens: namen, adressen, contracten en soms financiële gegevens. Daarom leggen we vooraf een paar dingen vast.

Dit is informatie en geen juridisch advies. Jij blijft als opdrachtgever eindverantwoordelijk voor de naleving van de AVG; leg twijfelgevallen voor aan je functionaris gegevensbescherming of een jurist.

• Een verwerkersovereenkomst tussen jou en Easybrand, omdat wij het portaal bouwen en beheren.
• Toegangsrechten per rol, zodat een klant alleen zijn eigen dossier ziet en een medewerker alleen wat hij voor zijn werk nodig heeft.
• Afspraken over waar de gegevens worden opgeslagen, bij voorkeur binnen de EU.
• Afspraken over hoe lang documenten en accounts bewaard blijven, en wat er gebeurt als een klant vertrekt.

Een klantportaal op maat kost bij Easybrand vanaf € 2.000, met een bouwtijd van 6 tot 12 weken. Dat is een indicatie. Na de intake krijg je een vaste prijs, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

Hoeveel het boven de startprijs uitkomt, hangt vooral af van het aantal soorten gebruikers en rechten, het aantal koppelingen, of klanten in het portaal kunnen betalen, of het meertalig moet zijn en hoeveel bestaande gegevens we moeten overzetten. Een koppeling met een extern pakket kost vanaf € 325.

Begin je klein, bijvoorbeeld alleen met inloggen en documenten delen, dan kan een eerste versie soms in de prijsklasse van een slimme tool blijven (vanaf € 400). Daarnaast betaal je maandelijks voor hosting, onderhoud en eventuele licenties van gekoppelde pakketten.

Wil je de volledige kostenopbouw zien, inclusief de maandelijkse kosten? Lees dan wat software op maat kost of maak een eerste berekening met de prijscalculator.